Recientemente
he encontrado un artículo
en una página para líderes empresariales que daba diez consejos para evitar las
interrupciones en el trabajo y me he permitido hacer una traducción libre
resumida de lo que decía.
Normalmente
cuando llegamos al trabajo tenemos una idea más o menos clara de las tareas que
queremos realizar en nuestra jornada pero conforme va avanzando el día tenemos
que hacer frente a una infinidad de imprevistos e interrupciones que van
retrasando la real consecución de esas tareas. La solución suele ser echar horas extra no remuneradas, vivir en un
constante estrés o simplemente, no cumplir nunca con los objetivos que nos
proponemos en el plazo en que lo hacemos. Es decir, perdemos en productividad. Reuniones que se alargan,
llamadas de teléfono, correos electrónicos o compañeros que se acercan a
nuestra mesa nos interrumpen constantemente echando por tierra nuestros planes
de trabajo.
En
una reciente encuesta a través de la red profesional LinkedIn, el 65% de los
encuestados citaron estas interrupciones como la causa que les ha impedido la
mayor parte de sus objetivos.
¿Qué podemos hacer para evitarlo? 10 consejos:
1. Introduce los imprevistos en nuestro
plan de trabajo. No se trata de predecir lo impredecible sino de no
elaborar un plan de tareas tan exhaustivo, tan al minuto, que a la más mínima se nos venga todo abajo.
Los planes pormenorizados no funcionan por el simple hecho de que hay multitud
de cosas que no podemos controlar en nuestra jornada laboral. Planear es necesario pero hacerlo demasiado
es una perta abierta al desastre.
2. Haz
que su equipo planifique las interrupciones. Con frecuencia somos interrumpidos
varias veces al día por la misma persona que viene a hacernos la misma
pregunta. Hacer partícipe al resto del
equipo de la importancia de minimizar las interrupciones es fundamental para
que nuestra lucha contra ellas tenga éxito. Muchas de las interrupciones de
las que nos ocupamos en el acto en realidad no son urgentes. Es cierto que es
bueno ser accesible, pero es importante
saber discernir la diferencia entre una interrupción y un problema mayor.
Para ayudar a resolver este problema, es bueno establecer un tiempo concreto
para consultas, con ello se evitarás la mayoría de las interrupciones.
3. Habla con los
delincuentes en serie. ¡Sabes quienes son! Proponles que acumulen las cuestiones
no urgentes y que no te interrumpan hasta que tengan dos o tres o que hagan una
“puesta al día” en un momento pactado del día.
4. Elimina
un canal de comunicación. Las interrupciones normalmente vienen en
forma de correos electrónicos, llamadas telefónicas y conversaciones cara a
cara. Cerrar uno de esos canales de
comunicación puede marcar una gran diferencia. Apaga el correo electrónico durante 10 minutos, encuentra un lugar
tranquilo en el que no puedas ser interrumpido por una media hora, configura el
buzón de voz de su teléfono o ábrete una cuenta de voicemail. Si es
realmente urgente ya se buscarán la forma de llegar a ti.
5. Entrena
a tu equipo para hacer frente a las cosas pequeñas. Anímales. A menudo
las interrupciones se crean por la falta de confianza y la necesidad de
seguridad.
6. Busque un momento adecuado. Las
interrupciones son molestas porque la persona que te interrumpe espera resolver
su problema en el momento en que más le convenga sin pensar si a ti te conviene
o no. Si estás en medio de un informe importante o con una idea en la cabeza
que necesita llevarse a cabo para no perderse prueba a decir “necesito 10
minutos para acabar con esto, ¿puedes esperar?”. La mayoría de las veces la
respuesta será afirmativa. Para la
persona que acude a ti no habrá gran diferencia pero para ti sí.
7. Aprende
a evaluar el problema. Muchas veces perdemos demasiado tiempo en
responder una pregunta a la que le bastaba un sí o un no. O nos piden un minuto
y acaban siendo 30. Pregunta. ¿Van a ser 30 segundos o 10 minutos? Dependiendo
de su respuesta podrás determinar la manera más adecuada de tramitar la
petición, si atendiéndola en el momento o posponiéndola.
8. Busca
las interrupciones. En lugar de esperar a que la interrupción ocurra
cuando estás en medio de una tarea
importante, busca respuestas antes de empezar. No hay nada de malo en decir a tu
jefe o compañeros de trabajo "Necesito concentrarme durante unas dos horas
en el informe X - ¿hay algo que necesites de mí ahora antes de empezar?" Es posible que no desactive todas las interrupciones
pero no puede hacer daño.
9. Utiliza
a tus compañeros. Los compañeros son el recurso más infrautilizado en
lo que respecta a la gestión de interrupciones no planificadas. Llega a un trato con ellos y estableced
“turnos de guardia” para los imprevistos. Así el resto de los compañeros
podrá trabajar mejor, aunque cuando te toque a ti tengas que permanecer alerta.
Fecha: 8 de
mayo de 2012
Autor: Antonio
Caro
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Autora: M. J.
Córcoles, licenciada en Periodismo por el C. U. Villanueva
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