REEMPLAZANDO EL CONTESTADOR AUTOMÁTICO POR EL CORREO DE VOZ

SyT, empresa de Soluciones Innovadoras Técnicas, como indican sus propias siglas, desarrolla numerosos productos relacionados con las comunicaciones unificadas y el posicionamiento web y siempre centrado en el mundo digital, se encuentra preparando el curso de “Ahorro en Comunicaciones” y hemos encontrado en estos tiempos de cambio que el uso del contestador automático está en decadencia y proponemos una solución viable para utilizar el Correo de Voz, más efectivo y de menor precio.

El correo de voz ofrece varias ventajas sobre un contestador automático. Es fácilmente accesible de forma remota, y se puede acceder de forma independiente de la línea telefónica, las llamadas telefónicas importantes no se ven frustradas por una señal de “ocupado”. Además, el correo de voz es más confiable que un contestador automático: no se ve afectado por cables sueltos o cortes de energía. El cambio de su contestador automático por el correo de voz puede parecer intimidante al principio, pero es bastante simple.

Paso 1: Compre un sistema de correo de voz

1.    Considere cuántos buzones de su sistema de correo de voz va a necesitar. Los paquetes estándar de correo de voz vienen con un buzón para todos los usuarios involucrados, mientras que un paquete de servicio ampliado ofrece varios buzones de correo a los que se pueden acceder desde el menú del correo de voz.

2.    Examine el tiempo en el cual los mensajes de voz se guardarán en el buzón. El buzón del correo de voz mantiene los mensajes grabados por una cantidad limitada de tiempo antes de eliminarlos. Esto puede ser de 14 a 21 días.

3.    Decida la cantidad de  tiempo que debería ser asignado a un mensaje de voz. La mayoría de empresas le ofrecen un límite de 3 minutos, mientras que otros pueden proporcionar hasta 5 minutos para dejar un mensaje.

4.    Averigüe cuántos mensajes debe ser capaz de almacenar. La mayoría de empresas que le ofrecen un espacio de almacenamiento de 20 mensajes, con más espacio disponible a la compra de una ampliación del plan.

5.    Dé un vistazo a las características adicionales disponibles. Algunas funciones avanzadas traducirán su correo de voz en texto para, a continuación, enviar el correo de voz a una cuenta de correo electrónico de su elección. Otros le enviarán un mensaje de correo electrónico para hacerle saber que tiene correo de voz, y una serie de compañías ofrecen un número a marcar para revisar su correo de voz de forma remota. Un desarrollo más reciente permite que los faxes se envíen a un sistema de correo de voz y sean recuperados por el propietario del buzón a su conveniencia.

Paso 2: Configurar el sistema de correo de voz

1.    Entre en el sistema de correo de voz y familiarícese con el menú. Muchos sistemas de correo de voz tiene un conjunto de instrucciones diseñadas específicamente para el usuario que ingresa por primera vez, pero después de eso, el usuario recibirá mensajes de voz pre-generados. Aprenda lo que realizan los botones del teléfono para diversas acciones, y no se preocupe si usted está un poco confundido al principio, ya que aprenderá por experiencia.

2.    Mantenga una lista de las opciones de menú para una fácil referencia.

3.    Vuelva a colocar el número de memorización de identificación personal para un trato personalizado. El sistema de correo de voz, por lo general, va a generar un número aleatorio de identificación personal que usted puede cambiar a medida que así lo crea conveniente. Asegúrese de que memorice su número de identificación personal, o sustituirla por un número que sea significativo para usted.

4.    Grabe un saludo personal para las personas que han sido transferidos a su sistema de correo de voz. Mantenga sencilla la forma en que grabe un mensaje personalizado. Asegúrese de preguntar a la gente que deje un número de devolución de llamada, junto con un breve mensaje de por qué están en contacto con usted.

5.    Desconecte el contestador automático de la línea telefónica. Si bien esto no es imprescindible, manteniendo su contestador automático conectado a la línea telefónica después de que se sustituya por el correo de voz puede resultar en que antes de responder a las llamadas de correo de voz que tiene, vicie completamente su compra.

Si quiere más información sobre las ventajas de tener un correo de voz en su empresa, contáctese con:

Carmen Gómez

VoiceMail: 918 293 215 – Extensión 014

Consultora Digital SyT

Correo Electrónico: carmen()902112505.com

Fecha: 5 de octubre de 2011